こんにちはmororomiです。
社会人であれば多くの人が経験する勤怠申請ですが、その申請や処理に時間がかかっていませんか？
紙やメールでの勤怠申請は、承認の遅れや管理の煩雑さにつながりがちです。
Microsoft Teamsを活用すれば、申請・承認がリアルタイムで行え、業務の効率化が可能です。ペーパーレス化にも繋がります。
今回は、Teamsを使った勤怠申請の電子化の方法をご紹介したいと思います！
現在私が使用しているMicrosoft365のプランは以下の通りです。
■Microsoft 365 Business Standard
本記事で使用しているTeamsの画面は、2025年3月時点のものです。
製品のバージョンアップにより、表示や操作方法が変更される可能性があります。
承認アプリのメリット
会社で勤怠申請を電子化しようと、話が上がったとき、どんな方法が良いのか色々探し、最終的にTeamsに決定しました。
なぜTeams承認アプリで勤怠申請書を作成しようとしたか？
Microsoft Teamsの「承認アプリ」を使った電子申請のメリットを紹介します。
1. 迅速な承認フロー
紙の書類を回覧する必要がなく、オンラインで即時申請・承認が可能です。
2. どこからでも申請・承認ができる
PCやスマートフォンからアクセスでき、リモートワークでも対応できます。
3. 承認の進捗が可視化できる
申請がどのステップにあるのか、誰が承認待ちなのかをリアルタイムで確認できます。
4. 記録が自動で保存される
すべての申請・承認履歴がTeams上に記録され、検索や監査が簡単になります。
5. 一元管理で業務効率化
Teams内で承認フローを完結でき、紙やメールでのやり取りが不要に。
自由に回覧ルートの設定が可能です。
6. 承認者への通知機能
承認依頼が届くと通知され、見落としを防ぎます。
申請データはExcelとして出力可能です。
7. 導入・維持コストの削減
Teamsの承認アプリはMicrosoft 365に含まれているため、追加のシステムを導入せずに電子申請が可能です。
8. セキュリティと権限管理
Microsoftのセキュリティ基準に基づいた管理ができ、申請ごとに適切なアクセス権限を設定できます。
このように Teamsの承認アプリを活用することで、業務のスピードアップと効率化が実現できると考え導入しました。
勤怠申請書の作成方法
では、実際にTeamsで勤怠申請を行うためのフォーマット作成方法をご紹介します。
フォーマットはPCで作成し、完成後はスマホからの申請も可能です。
▼以下の流れで承認アプリを作成します。
※「４データ変換」は後編でご紹介します。
承認アプリの登録
Teamsの画面左下の「アプリ」をクリック
検索欄で「承認」と検索
▼検索欄で「承認」と検索
「承認」アプリが表示されたら、「開く」をクリック
▼もしこちらの画面が表示されたら、同様に「開く」を選択ください。
▼Teamsに承認アプリが追加されました。
承認アプリを右クリックすると「ピン留めする」（または「固定する」）と
表示されますので、チェックしておくと常に画面左側に表示された状態になりますので便利です。（ピン留めしているアプリの数が多いと隠れてしまいます。）
フォーマットの作成
▼承認アプリをクリックすると下記の画面が表示されます。
画面右上の「テンプレートの作成または管理」をクリック。
▼「新しいテンプレート」をクリック。
▼テンプレートひな形一覧が表示されます。
今回は一から作成しますので左下の「最初から作成」をクリック。
▼作成する申請書をどこに所属させるか選択します。
今回は「チーム全体」を選択しました。
▼上記で「チーム全体」を選択した場合、どのチームを対象にするのか選択します。
決定したら「完了」をクリック。
▼テンプレートの中身の作成に入ります。
「①基本設定」から作成していきます。
最初に何の申請書を作成するのか「テンプレート名」を記入します。
今回は、有休申請（有給休暇申請）にしました。
「カテゴリ」の設定をします。
「説明」にこの申請書の説明を記入します。（空欄のままでもOK）
次に「②フォームデザイン」を作成します。
今回は、
・所属部署
・日付（有休を実施する日）
・備考
を申請内容に入れたいと思います。
▼まずは部署名欄を作成します。
画面一番下の「選択欄」をクリックすると下記の入力画面が表示されます。
項目名を「部署名」と入力、
選択欄として「営業部」「総務部」を作成します。
「オプションの追加」から選択欄の追加は可能です。
回答を「複数回答」とするか、入力を「必須」とするか選択します。(画面右下)
今回は複数回答を不可(チェックなし)、回答は必須(チェックあり)としました。
▼回答を「必須」に選択すると項目名の右横に赤色の※マークがつきます。
▼有休を実施する日（開始日と終了日）を入力します。
日付の記入になりますので、画面下の「日付」を選択します。
項目名を「開始日」と入力。
画面右下の「・・・」をクリックし、「サブタイトル」にチェックを入れると項目名欄の下にサブタイトル入力欄が表示されます。
今回は、開始日のサブタイトルに「有休を取得する日を登録ください。」と記入しました。
「終了日」も同様に入力します。
▼備考欄を作成します。
「テキスト」を選択し、項目名は「備考」と入力します。
画面右下の「長い回答」にチェックをいれて、1行だけでなく、複数行にわたって記入できるようにします。
▼勤怠に載せたい項目の入力が完了したら「次へ」を選択します。
▼「③ワークフロー設定」に進みます。
各項目に対してチェックの有無をします。
「承認担当者のオプション」について承認者が決まっている場合は固定することが可能です。
固定すると、申請の度に毎回入力する手間を省くことができます。
▼入力が完了したら、プレビューで内容を確認します。
▼「要求の名前 わかりやすい名前を使用する」は必須入力となっています。
社内で「4/1 有休 山田」の様に、
「日付＋申請項目＋氏名」と記入する、といった入力ルールを決めておくとよいと思います。
内容に問題なければ「公開」を選択します。
▼「テンプレートの管理」一覧に先ほど作成した有休申請が載っています。
有休申請書が完成しました！
お疲れ様でした！
申請方法
▼実際に申請する場合は、
承認アプリの最初の画面に戻り、「＋新しい承認要求」をクリックします。
▼申請項目の一覧が表示されます。
「有休申請」をクリックすると、申請に進むことができます。
▼申請した内容は「送信済み」で確認できます。
申請状況も確認できます。
まとめ
いかかでしたか。
今回はTeamsによる勤怠の電子申請についてご紹介しました。
日々の業務の助けに少しでもなれば幸いです。
ぜひ参考にしてみてください！
最後までお読みいただき、ありがとうございました!!
